Waarom kiezen organisatie om facturen te digitaliseren

> 10.000 inkoopfacturen per jaar
Indien een organisatie meer dan 10.000 facturen per jaar ontvangt, zijn de investeringen nodig om deze inkoopfacturen digitaal te verwerken in veel gevallen terugverdiend binnen een jaar. Een hoger percentage kostenfacturen (zonder inkooporder) in vergelijking met goederenfacturen (met inkooporder) is mede bepalend voor deze terugverdientijd. Naast uiteraard het aantal budgethouders en betrokken in het procuratieproces en de wijze van circuleren van goed te keuren of te coderen facturen.

Grip op verplichtingen
Het managen van budgetten en verplichtingen is een cruciale taak binnen de financiele afdeling. Het vroegtijdig bekend zijn van verplichtingen is bepalend voor het beheersen van de cash flow. Het registreren van inkoopaanvragen en -orders is hiervoor een belangrijk middel. Echter, het bestellen via een inkooporder kost een organisatie gemiddeld 60 euro, het verwerken van een factuur rond de 22 euro. Veel organisaties hebben geen geschikte systemen om alle goederen en diensten te bestellen via inkooporders. Om toch meer grip te krijgen op de verplichtingen biedt de digitale inkoopfactuurverwerking een oplossing:snellere invoer en voorregistratie en controle van het circulatieproces.

Managen van proces
Door het verleggen van verantwoordelijkheden lager in de organisatie neemt het aantal budgethouders vaak toe. Dit maakt de beheersing van het circulatie proces complexer. Ook door snelle groei van organisaties of organisatorische en personele wijzigingen raken facturen vaker kwijt of wordt de doorlooptijd langer. Digitale factuurverwerking ondersteunt de crediteurenadministratie om dit proces te managen.

Kostenbesparing
Het verwerken van een inkoopproces is een standaard procedure met veel repeterend, standaard activiteiten. De factuur moet binnen een bepaalde doorlooptijd (de betalingstermijn) verwerkt zijn. Fouten moeten gereduceerd worden om extra werk en zelfs dubbele betalingen te verkomen. Bottlenecks in het verwerkingsproces moeten opgespoord en opgelost worden. Kortom, het verwerken van de inkoopfactuur leent zich uitstekend om te automatiseren.

Financieel Shared Service Centrum (FSSC)
Wanneer organisaties kiezen voor een gecentraliseerde verwerking van facturen is het digitaliseren van de inkoopfactuur over het algemeen een 'must'. Allereerst kunnen veel kosten bespaard worden op het registreren, controleren, coderen en inboeken van de grote stroom inkoopfacturen die het FSSC per dag moet verwerken. Ten tweede wordt de circulatie van papieren facturen door de organisatie kostbaar en onbeheersbaar door de spreiding van budgethouders over verschillende locaties; de kans op zoekraken of stagnatie van het goedkeuringsproces wordt groter.

Kwaliteit naar leveranciers
Veel ondernemingen verwachten van hun klanten dat deze op tijd betalen. Goed voorbeeld doet goed volgen. De digitale factuurverwerking zorgt voor tijdige en correcte betaling.